Personvern og taushetsplikt

Personvernerklæringen til Vegårshei kommune skal gi innbyggere og andre brukere av kommunens tjenester informasjon om hvordan kommunen behandler personopplysninger som kommuner innhenter, og hvilke rettigheter du som registrert har. Samtidig ønsker vi at erklæringen skal bidra til trygghet og tillit til at personopplysninger blir behandlet korrekt og sikkert i Vegårshei kommune. Personvernerklæringen og rutiner for håndtering av personopplysninger i Vegårshei kommune er oppdatert i tråd med ny personvernforordning i EU/EØS (GDPR).

Behandlingsansvarlig

Vegårshei kommune er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn ved bruk av kommunens tjenester. Kommunens arbeid med personvernerklæringen er tilpasset den nye personvernforordningen fra EU og personopplysningsloven.

Personvernombud

Du kan henvende deg til personvernombudet i IKT Agder-kommunene dersom du ikke får tilstrekkelig hjelp i din kommune.

Kontaktinformasjon:

Arendalsavokatene v/Advokat Kristoffer Wibe Koch
Telefon: 37 00 21 64
E-post: personvernombud@vegarshei.kommune.no 

Når du kontakter oss

Vær oppmerksom på at e-post og skjema på internett har svakheter som gjør at opplysninger kan komme på avveie. Send derfor ikke sensitive eller fortrolige opplysninger med e-post eller via internettskjema.

Kommunen sjekker innkommende e-post for virus, og det vil kunne skje at e-post som du sender til kommunen blir stoppet av viruskontrollen. Dersom en e-posthenvendelse ikke besvares, bør du ta kontakt på telefon. Vår e-postadresse post@vegarshei.kommune.no kan benyttes til enkle spørsmål og henvendelser, og besvares hovedsakelig fortløpende med svar per e-post.

Saker som krever mer grundig saksbehandling, eller som er arkivverdig i henhold til arkivloven, blir registrert som egen sak. Registrerte saker blir besvart med digital forsendelse. I noen tilfeller brukes e-post, og ønsker du svar per e-post kan du få det. Dette gjelder kun svar som ikke inneholder sensitive eller strengt konfidensielle opplysninger.

Hvilke kategorier av personopplysninger behandler vi

  • Kontaktopplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
  • Identifiseringsopplysninger: Fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap
  • Relasjoner til andre: F.eks. ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
  • Helseopplysninger
  • Opplysninger knyttet til de tjenester som innbyggeren benytter, som barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.

Les mer om hva som regnes som personopplysninger.

På hvilke måter samler vi inn dine personopplysninger

  • Du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via nettskjema på hjemmesiden vår
  • Vi henter inn dine personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og Fylkesmannen
  • Personopplysninger som registreres av ansatte i kommunen i forbindelse med saksbehandling og den enkelte tjeneste som ytes

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger

Kommunen behandler dine personopplysninger med hjemmel i lov for å utføre oppgaver som å

  • sørge for at du som innbygger i kommunen får de tjenestene du har krav på i ulike stadier av livet, for eksempel barnehageplass, skolegang, helse -og omsorgstilbud, renovasjonstjenester
  • utføre veiledning og kontroll som kommunen har plikt og myndighet til

Vi behandler også dine personopplysninger for andre oppgaver som hører under Vegårshei kommunes virksomhet. Det kan være når vi for eksempel utarbeider statistikk for bruk av våre tilbud og tjenester.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine

Kommunen sin behandling av personopplysninger er først og fremst hjemlet i lov.

Det er som hovedregel ikke mulig å reservere seg mot slik behandling. Noen aktuelle lover er:

  • Opplæringsloven
  • Lov om barnehage
  • Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
  • Forvaltningsloven
  • Arkivloven

Samtykke

I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake.

Se mer om samtykke på datatilsynet sin nettside 

Mottakere av dine personopplysninger

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere.

Tidsrommet personopplysninger vil bli lagret

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som er vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Informasjonssikkerhet

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret.

Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig behov for dette, får tilgang til opplysningene om deg. Videre sikrer vi at personopplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som har fullmakt til å gjøre dette. Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste. Vi revurderer våre rutiner regelmessig slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, skal dette følges opp.

Personvern og taushetsplikt

Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt. De ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, dersom du ikke har gitt samtykke til dette. Innenfor enkelte tjenester og i enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Dine rettigheter etter personopplysningsloven og personvernforordningen

Du har rett til innsyn

Du kan henvende deg til kommunen og din saksbehandler i kommunen. Du kan be om å få opplyst hvilke personopplysninger kommunen har registrert om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager. Forespørsel om innsyn kan sendes til post@vegarshei.kommune.no

Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men dersom du selv oppdager at noe er feil, ta kontakt med oss, så retter vi dette så raskt som mulig.

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel Regnskapsloven eller Arkivloven.

Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv

Du kan kreve at vi begrenser hvordan vi bruker opplysningene om deg.

Du har rett til innsigelse

Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.

Les mer om hvilke rettigheter du har i forbindelse med sletting og retting av dine personopplysninger.

Du har rett til å få kopi av din data i et digitalt format

Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Rett til å klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no

Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta. De unntas ikke bare fordi de er interne.

Cookies / informasjonskapsler

En cookie er en liten tekstfil som legges i minne i nettleseren din, og den gir oss statistikk som vi bruker til å gjøre nettsidene og de digitale tjenestene våre bedre.

Kommunen samler inn av-identifiserte opplysninger om besøkende på kommunens nettside. Formålet er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle nettsiden vår. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Dette nettstedet bruker Google Analytics, en nettanalysetjeneste fra Google Inc. («Google»). Google Analytics bruker såkalte cookies/informasjonskapsler eller tekstfiler som lagres på din datamaskin, og gjør det mulig for Google å analysere hvordan du bruker nettstedet, for å kunne tilby et best mulig tilpasset nettsted. Cookies er informasjonskapsler som generer informasjon om ditt bruk av nettsiden (blant annet din IP-adresse). Informasjonen overføres deretter til en av Googles servere i USA, hvor den lagres.  Hvis nødvendig, kan Google også sende informasjonen til tredjeparter, gitt at dette er mulig etter gjeldende lov, eller hvis det er en tredjepart som behandler informasjonen på vegne av Google. Din IP-adresse blir derimot aldri koblet med annen data som blir samlet inn av kommunen.

«Fant du det du lette etter?» - tilbakemeldingsfunksjon

Nederst i noen av artiklene på nettstedet finner du en funksjon der du kan gi tilbakemelding om du fant informasjonen du lette etter, eller ikke. Vi bruker tilbakemeldingen til å forbedre innholdet på nettstedet. Bruker du denne funksjonen, legges det igjen en informasjonskapsel på datamaskinen din. Denne kan ikke brukes til å spore meldingen tilbake til deg. Tilbakemeldingen du sender oss lagres i vår database.

Funksjonen brukes ikke til spørsmål og svar, og vi ber deg derfor om ikke å registrere spørsmål som du ønsker svar på her. Vi ber deg om å ikke registrere sensitiv informasjon, ettersom funksjonen ikke er sikret (kryptert

Kontaktinformasjon

Anne-Grete Glemming
Kommunalsjef
E-post
Telefon 37 17 02 40
Mobil 481 94 565


 

Anne Helene Espeland Baarøy
Arkivansvarlig/Konsulent
E-post
Telefon 37 17 02 16
Mobil 916 99 308

Oppgaver:

  • Arkivansvarlig (Veiledning, opplæring, kontroll)
  • Systemansvarlig sak/arkivsystem (utvikling, opplæring, maler)
  • Nettside og Facebook
  • Utvalgssekretær (innkallinger og protokoller til politiske utvalg)
  • Valgansvarlig
  • Informasjon/kommunikasjonsleder i beredskapssituasjoner