Via vår publikumsmodul får du lett tilgang til opplysninger om kommunale dokumenter. Her finner du journalopplysninger til inn - og utgående post og interne notater som er offentlige.
Postliste/offentlig journal
Vi har valgt å ikke publisere tekstdokumenter direkte fra postlista, så dersom du ønsker å se dokumentet som hører til journalopplysningene må du ta kontakt med saksbehandler. Det er saksbehandler som besvarer innsynsbegjæringer.
Postliste fra 27.05.2019
Postlista inneholder post som er mer enn tre dager.
Skal du søke etter post som er eldre enn dette må du ta kontakt på post@vegarshei.kommune.no
Hva finner du ikke i postlista
- journalopplysninger knyttet til dokumenter som arkiveres i kommunen sine mange fagsystem. Dette gjelder først og fremst arkiv knyttet til personer, som for eksempel klientarkiv og pasientarkiv i helse og omsorg.
- en del arkivdeler i sak og arkivsystemet som stort sett inneholder sensitiv informasjon også utelatt fra postlista. Dette gjelder elevarkiv grunnskole, barnehagearkiv og personalarkiv.
Politiske saker
Finn innkallinger og protokoller fra politiske møter.
Arkiv og innsyn
I følge arkivlova § 6 er alle offentlige organ pålagt å ha arkiv. Kommunale arkiv skal dokumentere den politiske og den administrative saksbehandlingen og vedtakene i kommunen.
Informasjonssenteret er ansvarlig for åpning, journalføring og fordeling av daglig korrespondanse (vanlig post, faks og e-post). Ekspedisjonen sammen med saksbehandlerne, skal oppbevare og på en effektiv måte gjenfinne og tilgjengeliggjøre informasjon. Rutiner og regler som gjelder for arkivarbeidet i Vegårshei kommune er samlet i kommunens arkivplan.
Innsyn i offentlige dokumenter
Allmenheten kan gjøre seg kjent med arkivmateriale i henhold til lover og forskrifter. Ekspedisjonen veileder og hjelper med å finne informasjon fra Vegårshei kommune sitt arkiv. Ved forespørsel kan en få kopi av offentlige dokument. Forespørsel skal som hovedregel gå til saksbehandler.
Innsynsbegjæring fra postliste etter 27. mai 2019 kan bestilles rett fra dokumentet i postlista.
Innsynsbegjæring fra andre system/eldre dokument skal være skriftlig og skal minimum inneholde:
- Saksnummer og dokumentnummer
- Dokumentdato
- Sakstittel
- Dokumenttittel
- Saksbehandler (initialer)
- Navn, adresse, telefon til den som ber om innsyn
Saksbehandlingstid
Krav om innsyn skal avgjøres så snart som mulig. Loven sier "uten ugrunnet opphold".
Klage
Hvis du får avslag på innsynskravet ditt, skal kommunen vise til den lovhjemmel som er grunnlaget for avslag. Kommunen skal opplyse om muligheten for å klage og klagefrist. Fylkesmannen er klageinstans, men klagen skal sendes til kommunen. Du har og klagerett dersom du ikke har fått svar innen fem arbeidsdager etter at kommunen har mottatt kravet.
Klagen skal avgjøres så snart som mulig. I klagebehandlingen kan Fylkesmannen avgjøre at dokumentet skal gjøres kjent, helt eller delvis, etter regelen om merinnsyn.
Referanser